｢失礼なメール｣を送る人が知らないNG表現がこちら！！だからあの人の依頼は聞き入れたくない・・・
実際、役職者たちを対象にした調査では、「仕事でメールを受け取って、不快に感じた」人が4割以上という結果が出ています。中でも特に注意したいのが、トラブルのもとになりかねない「文章が失礼」なメール。『イラッとされないビジネスメール 正解 不正解』の監修者、平野友朗氏が、「失礼」なメールの改善点を説きます。
毎日、大量のメールを受け取ると、中には「失礼だ」と感じるメールが何通か交じっているものです。都合を一方的に押しつけてきたり、余計な一言が書かれていたり、なんだか「上から目線」だと感じたり――。
このような「失礼」なメールはトラブルを引き起こすもとですが、もしかしたら、自分が送るメールが相手を不快にさせている可能性もあります。しかし、相手がメールに嫌悪感を抱いたことを教えてくれるとは限りません。
私が代表を務める一般社団法人日本ビジネスメール協会は、2007年から「ビジネスメール実態調査」を実施しています。そして、2016年の同調査では、全回答者3088人の中から、約1000社の役職者をピックアップし、データを再集計しました。
すると、「過去1年間に仕事でメールを受け取り、不快に感じたことがある役職者が45.06％」いて、さらに「不快感を指摘しない人が78.72％」いるとわかりました。
■「文章が失礼」なメールの特徴と対策とは？
これは、自分の知らないところで、失礼なメールのために、目上の方からの信頼を失い、評価を下げている可能性があるということです。実に34％の役職者が不快に感じた「文章が失礼」なメールの特徴と対策について見ていきましょう。
メールの読み手が「失礼だ」とイラッとする理由の1つに、「内容や立場に合った表現になっていない」というケースがあります。
たとえば、生命保険会社の営業の人から「アンケートのお願い」という件名でメールが来たとします。そのメールの文末が「メールでかまいませんので、下記の事項に、至急、ご回答をお願いいたします」とあれば、イラッとしますよね。
これは、相手が本来、こちらの協力を仰ぐ立場にもかかわらず、自分の都合を押しつけているため、不快感を覚えるのです。
このような場合、「相手の協力を仰ぐ立場」であることを自覚して、自分の都合を押しつけず、ソフトにお願いする必要があります。あくまで「お手間をかけて申し訳ない」という態度を貫き、相手のメリットを書きそえることで、協力を仰ぎましょう。。
東洋経済オンライン
https://news.infoseek.co.jp/article/toyokeizai_20170609_173859/
